Незаметные подвиги пензенских архивистов

Специально для «Улицы Московской» рассказывает директор Государственного архива Пензенской области Алла Вазерова.

Проблема в том, что мало кто понимает, как работает архив. Большинство людей искренне считают, что у нас всё находится в единой электронной базе. И для того чтобы получить ответ на любой вопрос, достаточно нажать на кнопку и получить результат. Подобная система есть в ЗАГСах, где собрана база данных с 1926 года, и можно прийти в МФЦ, сделать запрос и получить справку о рождении, смерти или заключении брака. Безусловно, это очень удобно.
Но в архиве такой системы нет и быть не может, потому что мы работаем с документами, когда данные о рождении, браке или смерти записывались в метрические книги церквей. Более того, границы Пензенской области часто менялись, и многие документы сейчас находятся в архивах Саратова, Тамбова, Мордовии. И далеко не всегда мы можем сразу сказать, находится ли нужный документ на хранении в нашем архиве или нет.
Люди часто не понимают это, раздражаются: «Вы, что, не знаете, есть ли у вас этот документ?» А у нас в архиве почти 2 миллиона единиц хранения, и даже при наличии всех исходных данных мы не можем моментально дать ответ.

Сложности поиска
Только в начале XX в. появились машинописные материалы, а раньше все послужные списки, официальные бумаги заполняли писари, которые очень затейливо рисовали буквы.
Запросы, поступающие к нам в архив, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос – запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю как отдельной семьи, так и рода в целом.
Запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила.
Запрос должен содержать сведения о том, кто его написал (название организации или фамилию, имя и отчество гражданина); почтовый адрес, чтобы можно было ответить на запрос по почте; тему, то есть должно быть четко сформулировано, что именно хотите узнать. Просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос.
Как правило, при исполнении запросов о рождении, браке или смерти конкретного лица мы ограничиваемся трёхлетним сроком для поиска информации, потому что чем больше период, тем, соответственно, больше документов нужно просмотреть и работа будет дороже.
Но не всегда даже самые кропотливые поиски приводят к положительному результату. Документы могут быть утрачены, не переданы в архив или же находиться в другом регионе.
Люди часто обижаются, если наши поиски не дали результатов, ведь за проведённую работу всё равно нужно платить. Но отрицательный ответ – это тоже результат. Поэтому если человек хочет искать дальше, то он уже понимает, что это «ветку» можно исключить.
Прежде чем делать запрос в архив, я рекомендую ознакомиться с нашими правилами работы и прейскурантом во избежание дальнейшего недопонимания.

Составление родословных
В последнее время наблюдается бум в составлении родословных. Людям интересно узнать свои корни, найти родственников. И мы очень рады, потому что подобные коммерческие заказы позволяют нам зарабатывать так необходимые архиву средства.
Эти деньги идут на текущие ремонты зданий и техники, на приобретение нового оборудования и расходные материалы, ведь финансирования на всё не хватает.
Поэтому генеалогические исследования для архива хоть и не прямая обязанность, но большое подспорье. Как правило, составление родословной – это хобби, поэтому подобные запросы не имеют срочности, как, например, социально-правовые, которые мы обязаны выполнить в 30-дневный срок. Работа над родословной может растянуться на месяцы, но бывают случаи, когда мы входим в положение человека и стараемся выполнить запрос максимально быстро. Например, в случаях наследования имущества или захоронения в родовой могиле, когда необходимо подтвердить родство.

Социально-правовые запросы
Одной из важнейших сфер деятельности архива является исполнение социально-правовых запросов. Например, при выходе на пенсию человеку нужно подтвердить стаж, зарплату, награды. Порой архив в буквальном смысле его последняя надежда. И хорошо, если организации (которые обязаны передать после ликвидации документы по личному составу в архив) ответственно подходят к сдаче документов.
Но бывают случаи, когда документы утрачены и не были переданы нам на хранение, и тогда мы уже ничего не можем сделать. В Пензенской области было и будет огромное количество организаций, и у нас нет возможности взаимодействовать со всеми. Хотелось бы особо обратить внимание руководителей организаций на важность своевременной передачи документов в архивы.
Человек, проработавший, например, 30 лет, может остаться без страховой пенсии, если не сможет документально подтвердить свой стаж. Именно архивные документы служат официальным доказательством трудовой деятельности и являются гарантией социальных прав граждан в будущем.
И если раньше при отсутствии в архиве документов организации мы могли давать отрицательную справку, с которой человек мог обратиться в суд, пригласив двух свидетелей, с которыми он работал, и таким образом подтвердить свой трудовой стаж, то сейчас такая практика уже не применяется.
Очень жаль людей, которые звонят нам и умоляют подсказать, где можно найти нужные документы. Но мы не всегда можем им в этом помочь.
В последние годы работа по исполнению запросов социально-правового характера стала наиболее важным направлением деятельности нашего архива, что обусловлено проведением в стране пенсионной реформы.
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, получении образования, о лицах, пострадавших от массовых репрессий, о пребывании в немецких концлагерях и эвакуации с оккупированных территорий, о реабилитации.
Существует прямая взаимосвязь между объёмом дел по личному составу, принимаемых на государственное хранение, и количеством поступающих запросов: чем больше организаций сдаёт документы в архив, тем больше поступает обращений от граждан.
Объем работы по исполнению запросов социально-правового характера непрерывно растет, требует все больших затрат бюджета и рабочего времени коллектива, отодвигает на второй план работу по другим, не менее важным направлениям архивной деятельности.
На данный момент с начала года в архив поступило около 3500 запросов социально-правового характера.
Большое количество запросов поступает в архивные учреждения непосредственно от пенсионных органов. В последнее время это связано с работой, проводимой Социальным фондом РФ по конвертации пенсионных прав застрахованных лиц в целях перевода на индивидуальный персонифицированный учет всех сведений о страховом стаже и заработной плате. В том числе и тех, которые были до введения индивидуального персонифицированного учета, то есть до 1997 года. За этот период пенсионные органы планируют собрать банк данных по всем работающим для расчетов пенсии в будущем.
Нередко люди жалуются на получение от архивов справок с отрицательным ответом. Это означает, что в фондах архива отсутствуют документы, на основании которых сотрудники могли бы подготовить архивную справку.
Хотела бы дать совет читателям, если им понадобится информация социально-правового характера.
При составлении запроса в архив важно максимально точно указать, какие именно сведения вас интересуют. Если вы сомневаетесь в правильном названии предприятия, обязательно укажите свои сомнения в тексте запроса. Прежде чем обращаться в архив, убедитесь, что интересующее вас предприятие действительно ликвидировано. Часто много времени уходит только на выяснение, передавались ли документы на хранение. И самое главное – никогда не отчаивайтесь: если документы были переданы в архив, они обязательно будут найдены.

Исследовательская работа
Каждый запрос – это не просто поиск, а настоящая исследовательская работа. Многие документы никогда не изучались, и их содержимое неизвестно до тех пор, пока кто-то не обратится к ним. Мы приглашаем исследователей, краеведов, историков. Почти всех мы уже знаем лично, знаем сферу их интересов: военная история, культура, провинциальная повседневность. И, если возникает сложный вопрос, мы можем сориентировать: есть человек, который специализируется на данной теме, можно обратиться к нему.
Нередко нам приходят запросы на тематические исследования. Например, история сёл, церквей, организаций. У нас нет сотрудников, которые могли бы заниматься такими тематическими исследованиями. Ведь каждый такой запрос требует просмотра множества фондов, сбора информации по крупицам и написания исторической справки. Тем не менее по мере возможности мы выполняем и такую работу. К сожалению, многие люди не понимают, что это не просто поиск, а настоящая научная работа на много месяцев.

Главная задача архива – сохранять
Наши архивохранилища работают по строгому графику: хранители должны следить за температурно-влажностным режимом, фиксировать выдачу и возврат дел. Если документ будет положен не на своё место, то на его поиск иногда могут потребоваться годы.
Кроме того, мы принимаем, обрабатываем и систематизируем документы, создаём научно-справочный аппарат: путеводители, описи, каталоги. Без них исследователю было бы сложно найти нужный фонд. Кстати, составление таких помощников – это годы кропотливой работы. Если путеводитель составлен неграмотно и в нём некорректно отражены документы, человек может пойти по ложному пути и потратит время впустую.
Отдельной строкой идет учет архивных документов.
Под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в учетных единицах и фиксация принадлежности каждой учетной единицы к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. Учет обеспечивает идентификацию, организационную упорядоченность архивных документов, контроль за их наличием и состоянием.
Архив ведет учет документов, являющихся неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, в том числе автоматизированный, с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд», в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда РФ, установленным в сфере архивного дела.
В архиве ведется учет поступления архивных документов, учет выбытия архивных документов, учет наличия и состояния архивных документов.
Архивные документы учитываются по фондам (объединенным архивным фондам, архивным коллекциям) и единицам хранения.

Цифровизация архива
Оцифровка у нас идет непрерывно, ведь это в том числе позволяет нам сохранять документы. У нас три планетарных сканера, один из которых с глубокой колыбелью, благодаря которой можно сканировать документы не расшивая.
Но даже при ежедневной многочасовой работе оцифровка всех документов архива займёт десятилетия. Ведь иные документы содержат до полутора тысяч страниц, и каждую надо выровнять, оцифровать, загрузить образ, подписать – это огромная работа.
К сожалению, нередко случается, когда люди оплачивают доступ к нашей цифровой базе и не находят там нужного документа. Потом, разумеется, жалуются, возмущаются.
Но мы всегда рекомендуем, прежде чем оплачивать доступ, который стоит 96 рублей за сутки, ознакомиться с перечнем загруженных документов.
И, конечно, мы никак не можем повлиять на перебои с интернетом, которые участились в последнее время, из-за чего оплата или доступ к цифровому хранилищу бывают невозможны. Нам бы очень хотелось понимания со стороны пользователей в этом вопросе, но это происходит далеко не всегда.

Редкая профессия
Некоторые люди ошибочно полагают, что в архиве работают исключительно историки. Это не так. У нас есть архивисты-бухгалтера, архивисты-юристы, архивисты-менеджеры, архивисты-экономисты, архивисты-реставраторы.
Например, работа отдела комплектования. Сотрудники этого отдела первыми встречают документы на пути в архив. Они курируют организации – источники комплектования: от государственных учреждений до частных организаций.
В их задачи входит методическая помощь – они консультируют секретарей и делопроизводителей о том, как правильно формировать дела, составлять номенклатуры и инструкции по делопроизводству, чтобы документы сохранили свою юридическую силу и историческую ценность.
Но и это еще не всё. Именно специалисты отдела комплектования выезжают в организации, чтобы провести экспертизу ценности документов, отделяя вечное от временного. И заключают договоры на передачу дел на постоянное хранение.
Когда же документы поступают в архив, они проводят их тщательную проверку: каждое дело должно быть правильно сформировано, пронумеровано и соответствовать описи.
Отдельное направление – работа с личными фондами: архивисты выявляют владельцев уникальных семейных архивов, личных коллекций, участников Великой Отечественной войны и СВО, чтобы они могли передать бесценные свидетельства эпохи на государственное хранение.

От редакции
Все дороги ведут в архив. Каждый день сотрудники Пензенского архива помогают сотням людей: кому-то получить льготы, кому-то оформить пенсию, подтвердить родство, получить разрешение на захоронение и многое другое. Порой судьба человека зависит от того, найдётся ли в архиве нужный документ. Но вся эта огромная работа остаётся за кадром, незаметная и часто недооценённая.
Хотелось бы, чтобы как можно больше людей понимали, что огромный и сложный мир архива лежит на хрупких плечах нескольких десятков сотрудников, ежедневно совершающих незаметные подвиги.

Беседовала Анастасия Суднева